Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự

Đơn vị: 
Sở Ngoại vụ
Lĩnh vực: 
LĨNH VỰC NGOẠI VỤ
Cấp hành chính: 
Sở-Ban-Ngành
THÔNG TIN DỊCH VỤ CÔNG

* Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Công dân Việt Nam cư trú trên địa bàn thành phố Hải Phòng hoặc ở nước ngoài thuộc diện được chứng nhận lãnh sự và hợp pháp lãnh sự nộp hồ sơ và lệ phí theo quy định tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa Sở Ngoại vụ (số 15 Trần Quang Khải, Hồng Bàng, Hải Phòng).

- Bước 2:

+ Đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Sở Ngoại vụ: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần và tính hợp lệ của hồ sơ:

. Nếu hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy hẹn trao cho người nộp;

. Nếu hồ sơ thiếu, hoặc không hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn để người đến nộp hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

+ Đối với hồ sơ gửi qua đường bưu điện: Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ, cán bộ tiếp nhận thông báo cho người nộp hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

- Bước 3: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Sở Ngoại vụ gửi chuyển phát nhanh toàn bộ hồ sơ và lệ phí đến Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao giải quyết.

- Bước 4: Sau khi nhận kết quả từ Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ trả kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ theo cơ chế một cửa cho người có tên trong giấy biên nhận (trường hợp người có tên trong giấy biên nhận không phải là người được cấp hộ chiếu thì cần xuất trình Giấy chứng minh nhân dân để kiểm tra).

* Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp.

* Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

- 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu). Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự và 02 bản chụp giấy tờ tài liệu kèm theo.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

+ Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

- 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu). Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận) và kèm theo 02 bản chụp.

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch và 02 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

- Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).

* Thời hạn giải quyết:

- Đối với hồ sơ có số lượng dưới 10 giấy tờ, tài liệu: 5 ngày làm việc.

- Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu: 7 ngày làm việc

* Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các tổ chức, cơ quan và cá nhân

* Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bộ Ngoại giao

- Cơ quan trực tiếp thực hiện: Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao).

- Cơ quan phối hợp thực hiện: Sở Ngoại vụ

* Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:Giấy tờ, tài liệu cần được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

* Phí, lệ phí:

- Hợp pháp hóa Lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần.

- Chứng nhận Lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần.

- Phí gửi hồ sơ qua bưu điện: 275.000 đồng/01 lần gửi (đã bao gồm VAT)

* Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:Mẫu tờ khai LS/HPH-2012/TK

* Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

- Các giấy tờ, tài liệu được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

* Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự;

- Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 5/7/2011 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự;

- Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự;

- Quyết định số 895/QĐ-BNG ngày 31/3/2014 của Bộ Ngoại giao về việc ủy quyền cho Sở Ngoại vụ thành phố Hải Phòng tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả tại địa phương.

HỒ SƠ CẦN NỘP

* Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

- 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu). Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự và 02 bản chụp giấy tờ tài liệu kèm theo.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

+ Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

- 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu). Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận) và kèm theo 02 bản chụp.

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch và 02 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

- Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).

TRÌNH TỰ THỰC HIỆN

* Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Công dân Việt Nam cư trú trên địa bàn thành phố Hải Phòng hoặc ở nước ngoài thuộc diện được chứng nhận lãnh sự và hợp pháp lãnh sự nộp hồ sơ và lệ phí theo quy định tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa Sở Ngoại vụ (số 15 Trần Quang Khải, Hồng Bàng, Hải Phòng).

- Bước 2:

+ Đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Sở Ngoại vụ: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần và tính hợp lệ của hồ sơ:

. Nếu hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy hẹn trao cho người nộp;

. Nếu hồ sơ thiếu, hoặc không hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn để người đến nộp hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

+ Đối với hồ sơ gửi qua đường bưu điện: Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ, cán bộ tiếp nhận thông báo cho người nộp hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

- Bước 3: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Sở Ngoại vụ gửi chuyển phát nhanh toàn bộ hồ sơ và lệ phí đến Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao giải quyết.

- Bước 4: Sau khi nhận kết quả từ Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ trả kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ theo cơ chế một cửa cho người có tên trong giấy biên nhận (trường hợp người có tên trong giấy biên nhận không phải là người được cấp hộ chiếu thì cần xuất trình Giấy chứng minh nhân dân để kiểm tra).

* Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp.

CĂN CỨ PHÁP LÝ

* Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự;

- Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 5/7/2011 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự;

- Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự;

- Quyết định số 895/QĐ-BNG ngày 31/3/2014 của Bộ Ngoại giao về việc ủy quyền cho Sở Ngoại vụ thành phố Hải Phòng tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả tại địa phương.