Cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng

Đơn vị: 
Sở Ngoại vụ
Lĩnh vực: 
LĨNH VỰC NGOẠI VỤ
THÔNG TIN DỊCH VỤ CÔNG

1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Các cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ theo quy định tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế Một cửa của Sở Ngoại vụ Hải Phòng (địa chỉ: số 15 phố Trần Quang Khải, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng). Thời gian nộp hồ sơ phải đảm bảo trước ngày dự kiến tổ chức ít nhất là 20 ngày.

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ:

- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể cho cơ quan, tổ chức bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu hồ sơ đã đầy đủ theo quy định thì viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và tiến hành làm các thủ tục cấp phép theo quy định.

Đối với hồ sơ không đảm bảo thời gian nộp trước 20 ngày so với ngày dự kiến tổ chức, Sở Ngoại vụ vẫn tiếp nhận hồ sơ, nhưng phải yêu cầu (ghi chú trên Phiếu biên nhận) cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch này chỉ được phép tiến hành các hoạt động trên khi nhận được văn bản cho phép của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển toàn bộ hồ sơ hợp lệ cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết:

- Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ hoặc cơ quan Trung ương (theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 3 Quyết định 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ): Sở Ngoại vụ xin ý kiến trả lời bằng văn bản của UBND thành phố trong thời hạn 15 ngày.

- Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố: trong thời hạn 20 ngày, Sở Ngoại vụ lấy ý kiến các ngành, đơn vị liên quan, trình Chủ tịch UBND thành phố xem xét và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức.

- Đối với các trường hợp Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép (theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố):

+ Đối với cơ quan, tổ chức nước ngoài: Trong thời hạn 17 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ lấy ý kiến các cơ quan, địa phương liên quan, tổng hợp và ban hành văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

+ Đối với cơ quan, tổ chức trong nước (cơ quan, tổ chức chủ động xin ý kiến của Sở, ngành quản lý lĩnh vực dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trước khi nộp hồ sơ xin phép): Trong thời hạn 10 ngày, Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến của các cơ quan liên quan và ban hành văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Bước 4. Trả kết quả

- Các cơ quan, tổ chức liên hệ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ để nhận kết quả theo thời gian ghi trên Phiếu biên nhận.

- Sở Ngoại vụ trả kết quả qua đường bưu điện đối với trường hợp cơ quan, tổ chức đề nghị được nhận kết quả qua đường bưu điện. (Cơ quan, tổ chức thanh toán phí gửi bưu điện).

2. Cách thức thực hiện

- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của Sở Ngoại vụ.

- Nộp hồ sơ qua đường bưu điện tới Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ.

3. Thành phần và số lượng hồ sơ

          - Tờ trình trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố hoặc Giám đốc Sở Ngoại vụ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (theo mẫu 01)

- Đề án hoặc kế hoạch tổ chức, trong đó nêu rõ:

+ Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo;

+ Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

+ Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);

+ Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

+ Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài;

+ Nguồn kinh phí: Dự trù kinh phí tổ chức và nguồn kinh phí (tự túc hay được tài trợ. Nếu được tài trợ phải ghi rõ tên đơn vị, tổ chức tài trợ).

- Nội dung, chương trình làm việc: nội dung cụ thể sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo quốc tế. Gửi kèm tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có). Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt; các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo;

- Văn bản thông báo ý kiến của cơ quan chuyên môn liên quan đến lĩnh vực, nội dung hội thảo được tổ chức, như của Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Y tế… (chỉ áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức Việt Nam nộp hồ sơ  xin phép);

- Đối với các đơn vị là doanh nghiệp, tổ chức khác phải nộp bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định công nhận hoặc cho phép thành lập;

- Đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện phải có văn bản thỏa thuận của cơ quan chủ quản.

- Các hội thảo về tư vấn du học, cần bổ sung:

+ Giấy Chứng nhận Đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học tự túc (Sở Giáo dục và Đào tạo cấp);

+ Văn bản ký kết hợp tác về du học, đào tạo với phía nước ngoài;

+ Thư từ giao dịch chứng nhận đại diện phía nước ngoài tham dự hội nghị, hội thảo;

+ Các tài liệu liên quan được giới thiệu tại hội nghị, hội thảo (chương trình đào tạo, giới thiệu trường, học bổng,…)

4. Thời hạn giải quyết

- Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ hoặc cơ quan Trung ương: Sở Ngoại vụ lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan, xin ý kiến của Chủ tịch UBND thành phố trong thời gian 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố:

Sở Ngoại vụ lấy ý kiến các ngành, đơn vị liên quan, trình Chủ tịch UBND thành phố xem xét và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Giám đốc Sở Ngoại vụ:

+ Đối hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, tổ chức nước ngoài xin phép: Sở Ngoại vụ có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời hạn 17 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

+ Đối hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, tổ chức trong nước xin phép: Sở Ngoại vụ có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và cơ quan, tổ chức nước ngoài.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

- Cơ quan có thẩm quyền cho phép: Thủ tướng Chính phủ, Cơ quan Trung ương, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng, Sở Ngoại vụ Hải Phòng.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Sở Ngoại vụ Hải Phòng.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

Văn bản trả lời đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

8. Lệ phí: Không có

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Tờ trình, Mẫu báo cáo, Mẫu Quyết định.

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

- Trong phạm vi 15 ngày kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đơn vị tổ chức có trách nhiệm báo cáo kết quả cho cấp có thẩm quyền cho phép và đồng gửi Sở Ngoại vụ để tổng hợp, theo dõi (Mẫu báo cáo kèm theo).

- Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế trong khuôn khổ các chương trình, kế hoạch, dự án, đề án đã được Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng phê duyệt thuộc thẩm quyền cho phép của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Ngoại vụ và trong quyết định phê duyệt có ghi rõ thời gian, nội dung hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; các cơ quan, đơn vị khối chính quyền, tổ chức chính trị - xã hội chỉ cần thông báo bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ và Công an thành phố ít nhất là 05 ngày trước ngày dự kiến tổ chức (trong đó ghi cụ thể thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức, thành phần tham dự, nội dung làm việc, kinh phí,…) và gửi kèm bản chụp chương trình, kế hoạch, dự án, đề án. Đối với các đơn vị là doanh nghiệp, đoàn thể quần chính, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội và một số tổ chức khác, nộp kèm bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập hoặc cho phép thành lập của cấp có thẩm quyền.

11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

- Quyết định số 2988/2015/QĐ-UBND ngày 31/12/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc ban hành Quy định Tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng./.

HỒ SƠ CẦN NỘP

3. Thành phần và số lượng hồ sơ

          - Tờ trình trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố hoặc Giám đốc Sở Ngoại vụ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (theo mẫu 01)

- Đề án hoặc kế hoạch tổ chức, trong đó nêu rõ:

+ Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo;

+ Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

+ Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);

+ Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

+ Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài;

+ Nguồn kinh phí: Dự trù kinh phí tổ chức và nguồn kinh phí (tự túc hay được tài trợ. Nếu được tài trợ phải ghi rõ tên đơn vị, tổ chức tài trợ).

- Nội dung, chương trình làm việc: nội dung cụ thể sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo quốc tế. Gửi kèm tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có). Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt; các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo;

- Văn bản thông báo ý kiến của cơ quan chuyên môn liên quan đến lĩnh vực, nội dung hội thảo được tổ chức, như của Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Y tế… (chỉ áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức Việt Nam nộp hồ sơ  xin phép);

- Đối với các đơn vị là doanh nghiệp, tổ chức khác phải nộp bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định công nhận hoặc cho phép thành lập;

- Đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện phải có văn bản thỏa thuận của cơ quan chủ quản.

- Các hội thảo về tư vấn du học, cần bổ sung:

+ Giấy Chứng nhận Đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học tự túc (Sở Giáo dục và Đào tạo cấp);

+ Văn bản ký kết hợp tác về du học, đào tạo với phía nước ngoài;

+ Thư từ giao dịch chứng nhận đại diện phía nước ngoài tham dự hội nghị, hội thảo;

+ Các tài liệu liên quan được giới thiệu tại hội nghị, hội thảo (chương trình đào tạo, giới thiệu trường, học bổng,…)

TRÌNH TỰ THỰC HIỆN

1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Các cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ theo quy định tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế Một cửa của Sở Ngoại vụ Hải Phòng (địa chỉ: số 15 phố Trần Quang Khải, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng). Thời gian nộp hồ sơ phải đảm bảo trước ngày dự kiến tổ chức ít nhất là 20 ngày.

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ:

- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể cho cơ quan, tổ chức bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu hồ sơ đã đầy đủ theo quy định thì viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và tiến hành làm các thủ tục cấp phép theo quy định.

Đối với hồ sơ không đảm bảo thời gian nộp trước 20 ngày so với ngày dự kiến tổ chức, Sở Ngoại vụ vẫn tiếp nhận hồ sơ, nhưng phải yêu cầu (ghi chú trên Phiếu biên nhận) cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch này chỉ được phép tiến hành các hoạt động trên khi nhận được văn bản cho phép của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển toàn bộ hồ sơ hợp lệ cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết:

- Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ hoặc cơ quan Trung ương (theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 3 Quyết định 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ): Sở Ngoại vụ xin ý kiến trả lời bằng văn bản của UBND thành phố trong thời hạn 15 ngày.

- Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố: trong thời hạn 20 ngày, Sở Ngoại vụ lấy ý kiến các ngành, đơn vị liên quan, trình Chủ tịch UBND thành phố xem xét và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức.

- Đối với các trường hợp Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép (theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố):

+ Đối với cơ quan, tổ chức nước ngoài: Trong thời hạn 17 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ lấy ý kiến các cơ quan, địa phương liên quan, tổng hợp và ban hành văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

+ Đối với cơ quan, tổ chức trong nước (cơ quan, tổ chức chủ động xin ý kiến của Sở, ngành quản lý lĩnh vực dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trước khi nộp hồ sơ xin phép): Trong thời hạn 10 ngày, Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến của các cơ quan liên quan và ban hành văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Bước 4. Trả kết quả

- Các cơ quan, tổ chức liên hệ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ để nhận kết quả theo thời gian ghi trên Phiếu biên nhận.

- Sở Ngoại vụ trả kết quả qua đường bưu điện đối với trường hợp cơ quan, tổ chức đề nghị được nhận kết quả qua đường bưu điện. (Cơ quan, tổ chức thanh toán phí gửi bưu điện).

CĂN CỨ PHÁP LÝ

- Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

- Quyết định số 2988/2015/QĐ-UBND ngày 31/12/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc ban hành Quy định Tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng./.